Comment ne plus confondre les solutions MDP et ERP

Les solutions MDM et les logiciels ERP sont souvent comparés pourtant, ils répondent bien à deux grandes problématiques bien distinctes. Dans cet article, Axysweb a souhaité revenir sur la définition, le fonctionnement et les objectifs de chacun de ces outils. Nous vous expliquons également leurs différences dans une dernière partie. 

Définition

L’abréviation MDM signifie Master Data Management et se traduit par la gestion des données de référence en français.

Les données de référence sont les informations stratégiques nécessaires au développement d’une entreprise. Elles diffèrent en fonction de la taille et du secteur d’activité de l’organisation.

Bien souvent, les informations sur les clients, les produits, les fournisseurs et les salariés sont des données de référence. Ces ressources sont indispensables aux utilisateurs pour travailler, décider et déployer des stratégies.

Le MDM rassemble les processus permettant d’assurer la gestion et la qualité de ces données au sein d’un entrepôt de référence unique.

Fonctionnement

Le MDM consiste à gérer toutes les données maîtres de l’entreprise en un point central appelé référentiel. Cette méthode permet de proposer une version unique des données au lieu de les entreposer à plusieurs endroits au sein du système d’information.

Le référentiel est maître sur les autres composants du système qui viennent consulter et récupérer les données dont ils ont besoin pour fonctionner. Le MDM gère ainsi le contrôle et l’administration des données maîtres et assure leur nettoyage, leur consolidation et leurs mises à jour.

Il offre également la possibilité de construire des modèles de données afin de garantir l’unicité au sein de l’entreprise. Cette modélisation permet notamment de gérer les hiérarchies dans le système.

Le Master Data Management assure une fonction de qualification au sein du datawarehouse. Il garantit des données vérifiées, cohérentes, consolidées et standardisées. En effet, ce processus intègre le nettoyage, le dédoublonnage, la mise à jour, et la mise en place de descriptifs des données.

Enfin, il assure aussi la synchronisation des bases de données des diverses applications métier utilisées au sein de l’entreprise. Le référentiel fait toujours autorité sur le reste du système. Il assure une information toujours qualifiée et élimine les risques d’erreur et de doublon.

Objectifs

Le MDM vise à maintenir la cohérence et l’unicité du  système d’information en proposant un référentiel standardisé. L’objectif est de créer un enregistrement unique de chaque donnée stratégique de l’entreprise.

Il réconcilie toutes les sources de l’organisation autour d’une vue partagée. Ainsi, les applications et logiciels métier utilisent tous la même version et sont assurés qu’elle est fiable et qualifiée.

Le Master Data Management assure le respect des procédures de gestion et des règles de qualification à partir de modèles standardisés. Cette méthode permet d’uniformiser la description des données et d’éliminer les redondances.

C'est également une solution au problème de mise à jour des différentes bases de données car tout est synchronisé en temps réel sur le référentiel.

3 points à retenir sur le MDM

Définition

ERP signifie Enterprise Resource Planning et se traduit généralement par l’abréviation PGI en français pour Progiciel de Gestion Intégré.

Ce type de logiciel assiste l’homme dans le pilotage des activités en centralisant plusieurs modules de gestion en un outil unique. Il rassemble l’ensemble des informations opérationnelles nécessaires aux différents services de l’entreprise et assiste les collaborateurs au quotidien.

L’ERP est un outil central du système d’information qui couvre la gestion et le suivi nombreuses fonctions de l’organisation tels que :

> La production

> La logistique

> Les ressources humaines

> Les ventes

> Les achats

> La comptabilité, etc…

Fonctionnement

Un ERP est un logiciel qui regroupe plusieurs modules indépendants en une seule base de données commune. Chaque module propose des fonctionnalités propres à un domaine de gestion précis. Par un exemple, un module est dédié à la gestion comptable, un autre à la gestion des ressources humaines etc…

C'est une solution modulaire car l’entreprise choisit seulement les fonctionnalités dont elle a besoin. Les modules sont ensuite complémentaires et compatibles en eux. Autre caractéristique importante, les données utilisées dans les modules sont synchronisées en temps réel.

Enfin, un outil ERP intègre un moteur de workflow permettant de définir des processus propres au métier de l’entreprise et de suivre leur réalisation.

Objectifs

L’ERP est comparable à la colonne vertébrale de l’entreprise. Il lui permet de gérer l’ensemble de ses fonctions opérationnelles au sein d’une solution unique et centralisée.

Cet outil est bénéfique à la fois aux collaborateurs et aux dirigeants. Il permet aux collaborateurs de travailler ensemble sur les projets et automatise de nombreuses tâches redondantes.

Il apporte une vision globale sur le déroulement des opérations aux différentes Directions de l’entreprise. Il intègre notamment des tableaux de bord dédiés aux décideurs afin de leur permettre de mieux décider et agir.

L’objectif de ce type d'outil est l’homogénéisation et l’unification des processus de l’entreprise. Il évite la multiplication des applications métier en couvrant un large périmètre de gestion au sein d’un logiciel unique.

Les données sont standardisées en une base centrale. Les services utilisent ces informations communes et vérifiées pour travailler.

La vocation première d’un ERP reste l’amélioration de la performance et l’optimisation des coûts et des ressources. L’objectif principal est d’offrir une meilleure organisation à l’entreprise afin de devenir plus productive et compétitive.

3 points à retenir sur l'ERP

Les termes MDM et ERP sont bien souvent comparés, pourtant ils sont ne représentent pas les mêmes objectifs et enjeux et n’offrent pas les mêmes apports aux entreprises.

Qui l’emporte sur qui ?

On pourrait dire que le MDM englobe l’ERP dans le sens où le premier correspond à un type d’architecture alors que la deuxième est un outil.

Le Master Data Management centralise la gestion des données de référence qui seront utilisées par les différents logiciels métier de l’entreprise. Il assure des données fiables et exploitables. L'ERP repose donc sur les données qualifiées par le MDM qui fait autorité sur lui.

Les fonctionnalités du MDM vont au-delà de celles de l’ERP car il prend en compte les règles métier de l’organisation pour modéliser et qualifier les données. Il assure ensuite la synchronisation avec l’ensemble des composants du système. L’ERP gère seulement les informations stockées dans sa propre base.

Ces deux solutions sont totalement indépendantes, le déploiement d’un ERP ne nécessite pas un MDM et vice-versa. Ces deux systèmes peuvent fonctionner conjointement.

Des enjeux distincts

Les deux solutions ne représentent pas les mêmes enjeux. Le MDM se doit de proposer une version unique des données stratégiques afin d’assurer l’unicité et la cohérence.

L’ERP se doit quant à lui d’augmenter l’efficacité et la productivité des utilisateurs, en les assistant dans leurs tâches opérationnelles. L’enjeu principal est l’amélioration de la performance et de la rentabilité de l’organisation grâce à des fonctionnalités de planification et de suivi.

Les critères de choix

Le choix de ces deux solutions s'effectue suivant des critères différents. En effet, le choix d’une solution MDM va surtout dépendre du type de données de références et de la volumétrie.

Au contraire, le choix d’un ERP va davantage être influencé en fonction de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité.

En ce sens, on pourrait dire la première solution est plus universelle alors que la seconde nécessite d’être ultra personnalisé en fonction des contraintes et des besoins métier.

Différents utilisateurs 

Ces deux outils peuvent être déployés au sein de sociétés de toutes taille et de tout secteur d’activité.

Cependant, le Master Data Management est davantage mis en œuvre au sein des grosses structures organisées en plusieurs services, collectant de très nombreuses données. Il est souvent déployé dans le cas de fusions d’entreprises pour synchroniser les différents systèmes sur un référentiel commun.

Les ERP sont utilisés par les sociétés de toutes tailles et tous secteur d’activité. On trouve notamment de nombreux produits spécialisées dans le secteur de l’industrie sur le marché.

Cet outil est généralement mis en œuvre lorsque l’organisation rencontre des dysfonctionnements en interne. C’est une solution idéale pour simplifier des processus longs et redondants.

Il peut être déployé avec un CRM en complément, pour gérer uniquement la relation client.

Les prérequis et compétences

Le déploiement des deux solutions nécessite des compétences particulières. En effet, ces deux projets représentent un changement d’envergure dans le système d’information.

Il est donc nécessaire d’avoir bien préparé le projet en amont, en ayant clairement défini les objectifs. Il faudra également allouer des ressources en termes de budget, de délais et de compétences.

Nommer un chef de projet en interne et faire appel à un prestataire externe spécialisé sont très fortement conseillés.

Les apports

Le MDM et l’ERP représentent des avantages différents pour les organisations que les déploient.

Le principal apport d’un MDM est la simplification des architectures et le gain de temps pour les utilisateurs métier. Ces derniers bénéficient toujours de données fiables et prêtes à l’emploi.

Le Master Data Management améliore la qualité et la gouvernance globale et permet d’éviter les erreurs stratégiques. Il offre également une traçabilité sur la modification des données et simplifie ainsi la mise en conformité au RGPD.

L’ERP quant à lui, permet une meilleure organisation et automatise les tâches chronophages des collaborateurs. Il améliore la communication et le travail collaboratif entre les services et augmente la productivité.